Verwaltungskosten: Warum die niedrigste Quote nicht die beste NGO macht

Zusammenfassung

• Die Verwaltungskostenquote misst, wofür eine Organisation Geld ausgibt — nicht, was dabei herauskommt.
• Es gibt keine einheitliche Definition: DZI und Steuerrecht rechnen mit unterschiedlichen Posten, unterschiedlichen Bezugsgrößen und unterschiedlichen Grenzen. Zwei Quoten sind deshalb selten vergleichbar.
• Spender:innen bevorzugen niedrige Quoten, weil eine Prozentzahl leicht zu beurteilen ist, nicht weil sie aussagekräftig wäre. Dieser Effekt ist experimentell belegt.
• Ausgaben für Fundraising, Personal und Infrastruktur können mehr bewirken, als wenn dasselbe Geld direkt in Projekte fließt. Entscheidend ist nicht die Höhe der Ausgaben, sondern das Ergebnis. —

Stell dir vor, du willst 100 € spenden und entscheidest dich zwischen zwei Organisationen. NGO A weist 5 % Verwaltungskosten aus, NGO B 20 %. Die meisten Menschen wählen intuitiv A. Der Gedanke dahinter: Was nicht in die Verwaltung fließt, bleibt für die eigentliche Hilfe übrig.

Die Überlegung klingt einleuchtend und führt trotzdem in die Irre. Sie unterstellt, dass Verwaltung und Wirkung sich gegenseitig ausschließen. Tatsächlich sagt die Quote nur, in welche Ausgabenkategorie Geld fließt. Über die Frage, wie viel damit erreicht wird, sagt sie nichts.

Dieser Artikel geht drei Fragen nach: Was misst die Verwaltungskostenquote überhaupt? Warum halten wir sie trotzdem für so aussagekräftig? Und worauf solltest du stattdessen achten?

Was als Verwaltungskosten zählt und wie hoch sie sein dürfen

Eine allgemeingültige gesetzliche Definition von Verwaltungskosten gibt es nicht. In der Praxis existieren zwei Maßstäbe nebeneinander, und sie messen Verschiedenes.

Der Maßstab des DZI

Das Deutsche Zentralinstitut für soziale Fragen (DZI) rechnet nicht mit Verwaltungs-, sondern mit Werbe- und Verwaltungsausgaben. Dazu zählen Buchhaltung und Jahresabschluss, IT, Personalverwaltung, Gremien und Wirtschaftsprüfung — aber eben auch Spendenwerbung und Öffentlichkeitsarbeit. Bezugsgröße sind die jährlichen Gesamtausgaben.¹

Für das DZI-Spendensiegel liegt die Obergrenze bei 30 %. Darunter stuft das DZI in vier Kategorien ein:²

• unter 10 % — niedrig
• 10 bis 20 % — angemessen
• 20 bis 30 % — vertretbar
• 30 % und mehr — nicht vertretbar Diese Einstufung bewertet Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit. Sie bewertet nicht, wie viel eine Organisation erreicht.

Der Maßstab des Steuerrechts

Steuerrechtlich gilt § 55 der Abgabenordnung: Eine gemeinnützige Körperschaft darf ihre Mittel nur für satzungsmäßige Zwecke verwenden. Der Bundesfinanzhof hat daraus abgeleitet, dass gegen dieses Gebot verstößt, wer seine Mittel überwiegend — also zu mehr als der Hälfte — für Verwaltung und Spendenwerbung einsetzt. In der Gründungs- oder Aufbauphase kann selbst das unschädlich sein.³

Die vielzitierten 50 % sind also kein Freibrief, sondern eine Alarmschwelle. Und sie beziehen sich auf die vereinnahmten Mittel, nicht auf die Gesamtausgaben — eine andere Bezugsgröße als beim DZI.

Damit ist das erste Problem beschrieben: Wenn zwei Organisationen jeweils 12 % ausweisen, können völlig verschiedene Rechnungen dahinterstehen. Die Quote ist keine Kennzahl, sondern eine Familie von Kennzahlen.

Warum die Quote trotzdem so überzeugend wirkt

Dass so viele Menschen zur Quote greifen, hat einen gut untersuchten Grund. Psycholog:innen der Universität Oxford nennen ihn evaluability bias: Menschen gewichten ein Merkmal danach, wie leicht es sich beurteilen lässt, und nicht danach, wie wichtig es ist. Eine Prozentzahl ist sofort verständlich. „Wie viele Menschen sind dank dieser Spende nicht erblindet?" ist es nicht. In den Experimenten bevorzugten Teilnehmende Organisationen mit niedriger Verwaltungsquote deutlich, während Angaben zur Kosteneffektivität ihre Entscheidung kaum beeinflussten.⁴

Wie stark dieser Reflex wirkt, zeigt ein Feldexperiment aus dem Fachjournal Science: Wenn Spender:innen erfuhren, dass die Verwaltungskosten bereits durch eine andere Spende gedeckt waren, stieg das Spendenaufkommen um rund drei Viertel. An der Arbeit der Organisation hatte sich nichts geändert — nur an der Darstellung.⁵

Warum höhere Verwaltungskosten sinnvoll sein können

Um Geld für den guten Zweck einzunehmen, muss eine Organisation zuerst Geld ausgeben: für Mitarbeitende, Werbung, Recherche, IT und Prüfungen.

Ein Beispiel: Die erfundene NGO „Sparfuchs gegen Klimawandel" hat 40.000 € Budget und will ihre Quote so niedrig wie möglich halten. Sie stellt keine erfahrenen Fachkräfte ein, verzichtet auf Öffentlichkeitsarbeit und hat ihre Website seit Jahren nicht aktualisiert. Die Quote sieht hervorragend aus, fast das gesamte Budget fließt in Projekte. Nur weiß niemand, ob diese Projekte wirken, denn für Evaluation ist kein Geld da. Und im Folgejahr steht wieder dasselbe Budget zur Verfügung, weil niemand von der Organisation gehört hat.

Das Gegenbeispiel: „Smarties gegen Klimawandel" hat ebenfalls 40.000 € und gibt davon 20.000 € für Podcast-Werbung aus. Auf dem Papier ist das eine Quote von 50 %. Bringt jeder Werbe-Euro 3 € an neuen Spenden ein, stehen den 20.000 € Ausgaben 60.000 € neue Einnahmen gegenüber. Das Geld ist nicht verpufft, es hat sich vervielfacht — und ein Teil davon fließt wieder in Forschung, Personal und Infrastruktur.

Für das erste Muster gibt es einen Fachbegriff: den nonprofit starvation cycle. Organisationen halten ihre Overhead-Ausgaben künstlich niedrig, um Geldgeber:innen zufriedenzustellen, unterinvestieren dadurch in die eigene Leistungsfähigkeit und berichten anschließend noch niedrigere Zahlen, weil die Erwartungen weiter sinken.⁶

Neu ist diese Kritik nicht. Das Maecenata Institut, ein deutscher Think Tank zu Zivilgesellschaft und Philanthropie, kam bereits 2007 zu dem Schluss, dass der öffentliche Druck zur Kostenminimierung „nicht mit Grundsätzen von Effektivität kompatibel" sei.⁷ 2013 wandten sich die drei größten US-Bewertungsplattformen für Non-Profits — GuideStar, Charity Navigator und die BBB Wise Giving Alliance — in einem gemeinsamen offenen Brief gegen die Overhead-Quote als Maßstab für die Qualität einer Organisation.⁸

Woran du eine wirksame Organisation erkennst

Die Unterschiede zwischen Organisationen sind größer, als die meisten Menschen vermuten. In einer Studienreihe schätzten Laien, dass die wirksamsten Hilfsorganisationen im Bereich globale Armut etwa 1,5-mal so viel bewirken wie der Durchschnitt. Expert:innen schätzten den Faktor auf rund 100.⁹ Diese Lücke ist der eigentliche Hebel beim Spenden, und sie hat mit Verwaltungskosten nichts zu tun.

Statt auf die Quote zu schauen, lohnt sich der Blick auf vier Kriterien:

• Transparenz: Legt die Organisation offen, wie sie ihre Wirkung misst? Werden auch Misserfolge kommuniziert?
• Evidenzbasierung: Stützt sie sich auf unabhängige Forschung und Daten? Setzt sie Interventionen ein, deren Wirksamkeit belegt ist?
• Unabhängige Evaluierung: Lässt sie sich von externen Fachleuten bewerten, oder bewertet sie sich selbst?
• Qualifiziertes Personal: Beschäftigt sie Menschen mit echter Expertise und bezahlt sie fair? Niedrige Gehälter verbessern die Quote, führen aber oft zu geringerer Qualität und höherer Fluktuation. Wenn du das nicht für jede Organisation selbst prüfen willst: GiveWell, Effektiv Spenden und Power for Democracies analysieren systematisch, welche Organisationen pro Euro am meisten erreichen, und aktualisieren ihre Empfehlungen regelmäßig.

Was Spendensiegel leisten und was nicht

Viele Spender:innen orientieren sich an Siegeln: am DZI-Spendensiegel, an Untersuchungen der Stiftung Warentest, am Wirkt-Siegel von PHINEO oder an der Schweizer Zewo. Diese Siegel erfüllen eine wichtige Funktion. Sie prüfen Mindeststandards bei Transparenz, Rechnungslegung und Mittelverwendung und helfen dabei, unseriöse Anbieter auszusortieren.

Sie beantworten aber eine andere Frage als die, die dich interessiert. Das DZI verlangt in seinen Siegel-Standards zwar, dass eine Organisation die Wirksamkeit ihres Mitteleinsatzes überprüft und die Ergebnisse veröffentlicht.² Es vergleicht jedoch nicht, wie viel verschiedene Organisationen pro Euro erreichen. Das Wirkt-Siegel von PHINEO bewertet ausdrücklich das Wirkungspotenzial und die Qualität eines Projekts, konzentriert sich dabei aber auf Projekte in Deutschland. Damit fallen genau die Ansätze aus der Betrachtung, die in sehr armen Ländern pro Euro am meisten bewirken.¹⁰

Siegel sind ein guter erster Filter. Als letzte Instanz taugen sie nicht.

Was gegen diese These spricht

Wertlos ist die Quote nicht, und es wäre unredlich, das zu behaupten.

Erstens sind Extremwerte ein echtes Warnsignal. Wenn eine Organisation den überwiegenden Teil ihrer Einnahmen für Werbung und Verwaltung ausgibt, ist genau der Fall eingetreten, den das Steuerrecht sanktioniert. Das Maecenata Institut hielt Verwaltungskosten von 10 bis 20 % des Gesamtbudgets im Mehrjahresdurchschnitt für angemessen.⁷ „Keine feste Obergrenze" heißt nicht „beliebig hoch".

Zweitens ist die Gegenthese schwerer zu überprüfen als die These. Ob eine Organisation 5 % oder 20 % ausweist, steht im Jahresbericht. Ob ihre Werbung 3 € pro eingesetztem Euro einbringt, weiß in der Regel nur sie selbst. Solche Angaben sind selten extern geprüft und leicht zu schönen. Wer die Quote verwirft, braucht einen Ersatz, und der ist aufwendiger.

Was das für dich heißt

Verwaltungskosten sind eine verlockend einfache Kennzahl. Sie erwecken den Eindruck, die Qualität einer Organisation ließe sich an einer einzigen Prozentzahl ablesen. Tatsächlich beschreiben sie nur, in welche Ausgabenkategorie Geld fließt.

In kaum einem anderen Bereich würden wir so entscheiden. Beim Smartphone-Kauf fragen wir nicht nach der Verwaltungskostenquote des Herstellers, sondern danach, ob das Gerät gut ist und seinen Zweck erfüllt. Beim Spenden sollte es genauso sein.

Praktisch heißt das: Nutze die Quote als Ausschlusskriterium für Extremfälle, nicht als Auswahlkriterium. Frag stattdessen, ob eine Organisation ihre Wirkung misst, ob sie sich extern überprüfen lässt und wie unabhängige Evaluator:innen ihre Arbeit einschätzen. Am Ende zählt nicht, wie viel Geld in die Verwaltung fließt, sondern wie viel mit jedem eingesetzten Euro erreicht wird.

Footnotes

1. DZI, "Werbe- und Verwaltungsausgaben Spenden sammelnder Organisationen". dzi.de ↩

2. DZI, "Die 7 Siegel-Standards". dzi.de ↩ ↩²

3. Anwendungserlass zur Abgabenordnung, Nr. 19 bis 21 zu § 55 AO; vgl. BFH, Beschluss vom 23.9.1998 – I B 82/98, BStBl II 2000, 320. bundesfinanzministerium.de ↩

4. Lucius Caviola, Nadira Faulmüller, Jim A. C. Everett, Julian Savulescu, Guy Kahane, "The evaluability bias in charitable giving: Saving administration costs or saving lives?". sas.upenn.edu ↩

5. Uri Gneezy, Elizabeth A. Keenan, Ayelet Gneezy, "Avoiding overhead aversion in charity". science.org ↩

6. Ann Goggins Gregory, Don Howard, "The Nonprofit Starvation Cycle". ssir.org ↩

7. Rainer Sprengel, Rupert Graf Strachwitz, Susanne Rindt, "Die Verwaltungskosten von Nonprofit-Organisationen", Maecenata Institut. maecenata.eu ↩ ↩²

8. GuideStar, Charity Navigator, BBB Wise Giving Alliance, "The Overhead Myth". learn.guidestar.org ↩

9. Lucius Caviola, Stefan Schubert, Elliot Teperman, David Moss, Spencer Greenberg, Nadira S. Faber, "Donors vastly underestimate differences in charities' effectiveness". dlab.sauder.ubc.ca ↩

10. Effektiv Spenden, "Vom (Un-)Sinn der Spendensiegel". effektiv-spenden.org ↩